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浅谈文书档案管理的电子化
 

文书档案重要的内容是社会发展历史。它通过历史的客观记录,来反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。随着信息化的到来,使人们进入了电子网络时代,许多的信息通过电子网络管理和传输。目前国家提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用,来提高文书档案管理的水平,并且及时的提供准确、完整的档案信息满足需要。

一、文书档案管理信息的电子化的优点
    首先,使用方便,便于检索,办公效率大大提高。电子档案使用光盘、磁盘作为载体,将信息存储在上面。计算机的运算速度极高,具有强大的信息处理能力,这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整,出现漏抄,字迹不工整等问题,节约了人力也提高了准确性。电子档案使得人们在进行档案管理的时候,按照资料的分类进行收集、统计和查阅,时间大大缩短。因此,电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式,最明显的就是方便,检索效率高。
    第二,信息易于保管。与纸质载体相比,电子档案使用高科技材料制成,不仅能够防止虫蛀、防潮,而且可以重复使用,节能、环保、使用寿命长,解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案但它最大的有点是存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上占用的空间小,操作简单,不需要占用大量的人财物力。所以,它的特点是存储时间长,不易受损,节省资源,稳定性好,易于保管。
    第三,电子传输,实现资源的共享。在传统的手工操作中,各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享,大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展,方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流,利用电子网络传输资源。电子传输可以在瞬间完成大容量信息的传递,适应现代社会快节奏的工作特点。比起传统的手工传输或者是交通工具辅助传输,它所起到经济效益是无法估量的。网络化的应用更是扩展了信息的传递范围,人们以网络为载体进行资料的传输,并且相关资料存放在相应的资料库内,人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享,查找、利用更加便捷。档案管理实现了从外部的目录管理到内部的内容管理,并且实现了信息系统的工联,人们可以交流共享同级部门之间的信息,也可以交流共享历史不同时期的信息。电子传输,资源共享,提高了部门之间的了解,增强了业务联系。
    第四,提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力,不免会出现在传输过程中资料的丢失,并且通过邮递极高费时费力,安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题,不仅保证文书档案的及时传输,而且能够确保其安全性,不会造成档案的延误或者丢失现象。

二、文书档案管理信息的电子化的缺点
    首先,档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性,人们可以对电子档案进行反复的输入和修改,并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式,人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性,并且电子档案没有印章和亲笔签名,相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。
    其次,网络化的发展,电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生,网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容,病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失,假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。
    第三,文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机,懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平,但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限,不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。
    第四,电子文件兼容问题。随着信息化得普及,电子文件的问题凸显,其中电子文件不兼容的现象尤为明显,电脑软件开发的通用性差,不同的系统生成的不同的电子文件,他们之间不能识别,或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换,这些问题丞待解决。

三、改革措施和解决办法探讨
    针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题,笔者提出以下举措。第一,针对安全性问题,在文书档案传输的网络中设置隔离带。通过这个隔离,文书档案只能在某一范围的局部网络内传输,带防止文件流向外网。最简单的方法是设置隔离的路由器,路由器的作用是屏蔽不在范围内的IP地址,这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法,对网络数据进行过滤,检测不安全的攻击行为。第二,针对人员素质低的现象,要加强工作人员的教育培训。通过在工作中的培训,让管理人员及时掌握最新的电子化管理方法。同时,提法他们的综合文化水平,比如外语水平、计算机操作水平等。